В архиве ЦГАКФФД СПб хранятся материалы, появившиеся в процессе деятельности предприятий и организаций Санкт-Петербурга и области, а также государственных, политических, общественных деятелей, творческих работников и ученых. Так, история дореволюционной России представлена снимками заводов и фабрик, банков, магазинов. Фоно-документы представлены грамзаписями, записями на магнитной ленте и аудиодисками на стекле.
К помощи программного робота, способного работать с документами 24 часа в сутки, прибегли сотрудники подведомственного учреждения Архивного комитета Санкт-Петербурга. Робот успешно выполнил задачи, связанные с обработкой десятков тысяч цифровых копий фоно-документов Центрального государственного архива кинофотофонодокументов (ЦГАКФФД СПб). В текущем году перед сотрудниками архива был поставлен ряд задач, реализация которых потребовала бы значительных затрат рабочего времени. Поскольку процессы в рамках этих задач поддавались автоматизации, сотрудники ЦГАКФФД СПб обратились в Архивный комитет Санкт-Петербурга с просьбой рассмотреть такую возможность.
По инициативе председателя Архивного комитета Петра Тищенко было проведено совещание с представителями ГУП «СПб Информационно-аналитический центр», осуществляющими внедрение программных роботов в исполнительных органах власти города.
«За последний год сотрудниками нашего “Информационно-аналитического центра” был реализован целый ряд успешных проектов по оптимизации процессов в госорганах Санкт-Петербурга. Например, сразу несколько роботов, взявших на себя рутинные операции, внедрено в Комитет финансов. А в августе при помощи робота Администрация Центрального района оптимизировала процессы, связанные с подготовкой отчетности по лимитам потребления топливно-энергетических ресурсов и воды, сократив время исполнения некоторых задач почти в три раза, – рассказывает вице-губернатор Санкт-Петербурга Станислав Казарин. – Задача “цифрового блока” Правительства города – обеспечить для петербуржцев комфортное и быстрое предоставление нужных услуг, а также работу городских сервисов. Поэтому мы постоянно изыскиваем возможности сделать органы власти быстрее и эффективнее. Для выполнения множества типовых задач идеально подходят технологии роботизации».
В результате на несколько компьютеров архива был установлен программный робот, задачей которого было ускорить выполнение работ, связанных с ведением Государственной информационной системы «Архивы Санкт-Петербурга».
В частности, в задачи робота вошло создание сжатых версий цифровых копий фоно-документов, работа с электронным фондом пользования и программно-аппаратным комплексом, преобразующим звуковые файлы в стенограммы. Вместо 260 рабочих дней, которые бы потребовались на эти работы сотрудникам ЦГАКФФД СПб, программный робот выполнил необходимые задачи за 44 дня. Было обработано 44 000 цифровых копий фоно-документов, при этом выполнение работ осуществлялось в автоматическом режиме. Время, непосредственно затраченное сотрудниками на помощь в отладке и поддержании робота, а также контролю над его работой, свелось к 6 рабочим дням.